PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

Manajemen Pengadaan Proyek

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang didukungnya.

•       Contract adalah proses untuk mencapai suatu kesepakatan anatara kedua belah pihak dalam pengadaan proyek .

•       Seller adalah penjual proyek, yang menyediakan atau bisa menyelesaikan suatu masaaha dalam pengrjaan proyek

•       Buyer adalah pembeli proyek, yang ingin di buatkan suatu proyek.

•       Purchase Order adalah pesanan proyek yang telah disepakati antara seller dan buyer.

Kelompok proses adalah:

1. Memulai

–      Perencanaan

–      Pendanaan

–      Persiapan

2. Pelaksana

–      Perangkaian

–      Penyempurnaan

3. Administrasi

–      Koordinasi

–      Komunikasi

4. Penutupan

–      Evaluasi

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

1.  Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi. 
2. Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan
3. Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
4. Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
5. Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
6. Saran dalam mengelola multiple providers. 
7. Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 
8. Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 
9. Waktu terawal untuk belanja.
10. Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 
11. Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 
12. Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

•       Make or Buy Analysis 

•       Expert Judgement 

•       Types of Contract 

•       Procurement Management Plan 

•       Contract Statement of  Work ( SOW )

http://blogs.itb.ac.id/aiceware

PROJECT RISK MANAGEMENT

Nim : 10110023

Nama : Iip Saepurrahman

Kelas: IF-1/Unikom

PROJECT RISK MANAGEMENT

Langkah – langkah manajemen resiko

Manajemen risiko dimulai dengan rencana untuk mendefinisikan  ruang lingkup dan proses yang dilakukan identifikasi, penilaian, dan manajemen risiko yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek.

Tujuan dari Rencana Manajemen Risiko adalah untuk menentukan strategi apa yang akan dilakukan untuk mengelola risiko pada suatu proyek tersebut sehingga biaya dan jadwal, serta kinerja operasional teratasi.

Adapun tujuan lain dari Rencana Manajemen Risiko adalah untuk membangun pendekatan dalam memantau, mengevaluasi, dan mengelola risiko sepanjang  proyek itu dikerjakan. Risiko merupakan suatu kejadian yang memiliki efek negatif pada suatu proyek.

Proses manajemen risiko akan mengidentifikasi pada setiap sumber potensi risiko yaitu  ruang lingkup, kualitas, biaya, dan jadwal. Dan dari setiap resiko tersebut akan dievaluasi untuk kemudian menentukan cara penyelesaiannya.

Produk dari perencanaan manajemen risiko akan menjadi Risk Register. Risk Register akan mendokumentasikan berbagai risiko dengan strategi klasifikasi, mitigasi dan penanganan, dampak pada ruang lingkup, kualitas, biaya dan jadwal dan item-item dari tindakan.

Yang melakukan perencanaan manajemen risiko adalah tim proyek atau tim khusus yang dibentuk untuk melakukan perencanaan risiko

Komponen yang proyek yang dilakukan analisa yaitu segitiga proyek :

1. Ruang lingkup
2. Biaya
3. Waktu
4. Kualitas

Pengukuran kualitas dengan menggunakan model dari DeLone dan Mclean.

1. Kualitas Sistem (System Quality) digunakan untuk mengukur kualitas sistem teknologi informasinya sendiri.
2. Kualitas Informasi (Information Quality) mengukur kualitas keluaran dari sistem informasi.
3. Kualitas Pelayanan (Service Quality) awalnya digunakan di penelitian pemasaran (marketing). Penelitian-penelitian sistem informasi yang memasukkan pengukuran kualitas pelayanan (service quality) ke dalam model D&M meminjamnya dari penelitian pemasaran.
4. Penggunaan Informasi (Use) adalah penggunaan keluaran suatu sistem informasi oleh penerima.
5. Kepuasan Pemakai (User Satisfaction) adalah respon pemakai terhadap penggunaan keluaran sistem informasi.
6. Manfaat Bersih (Net Benefits) merupakan penggabungan dampak individual (individual impact)
7. Ruang lingkup digambarkan dengan bentuk WBS
8. Pada setiap bagian WBS harus ditargetkan pencapaian yang minimal yang harus dicapai
9. Perencanaan manajemen risiko adalah proses penentuan bagaimana melakukan pendekatan dan melakukan kegiatan terhadap risiko untuk proyek tersebut. Perencanaan sangat penting untuk menetapkan pentingnya manajemen risiko, mengalokasikan sumber daya yang tepat dan waktu yang efisien untuk manajemen risiko dan menetapkan dasar untuk mengevaluasi risiko.

 

Ada enam kegiatan utama dalam proses Manajemen Risiko yaitu antara lain :

Perencanaan Manajemen Risiko: merupakan proses mendefinisikan manajemen risiko yang akan diterapkan pada proyek

Identifikasi Risiko: Upaya terus menerus untuk mengidentifikasi dan menentukan risiko-risiko yang dapat mempengaruhi proyek serta pendokumentasian karakteristiknya

Analisis Risiko: Sebuah evaluasi dari setiap risiko yang diidentifikasi untuk memperkirakan kemungkinan terjadinya, tingkat dampak dan peringkat prioritas.

Perencanaan Respon Risiko: proses menghasilkan pilihan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi hambatan terkait pencapaian tujuan proyek

Monitoring dan Kontrol Risiko: proses pelaksanaan dari rencana respon, pelacakan risiko yang teridentifikasi, pengawasan risiko residual, pengidentifikasian risiko baru, dan evaluasi efektivitas respons risiko selama berlangsungnya proyek

 

Adapun kategori dari risiko adalah sebagai berikut :

Organisasi (organizational)

Terkait dengan kebutuhan dari internal seperti bisnis, strategi perusahaan, sumber daya manusia, kultur perusahaan, struktural organisasi, aktivitas bisnis secara rutin, rencana proses, ruang lingkup, sumber daya dan peningkatan bisnis

Proyek (project)

Terkait dengan manajemen metodologi, kualitas dan tim proyek dalam rangka manajemen proyek. Bagaimana operasional proyek, proses development dan kebutuhan eksternal dari proyek

Teknologi (technological)

Terkait implementasi, manajemen, pemeliharaan dan upgrade dari teknologi yang digunakan dalam proyek

Sumber daya (resource)

Terkait dengan kebutuhan untuk mendukung bisnis dan penggunaan untuk operasional rutin, pemeliharaan dan peningkatan bisnis dari organisasi.

Analisis risiko yang akan digunakan adalah menggunakan pendekatan kualitatif. Metodologi ini menggunakan matriks tingkat risiko didasarkan pada probabilitas dan dampak. Hal ini memungkinkan untuk penilaian independen terhadap probabilitas dan konsekuensi risiko.

Tiap resiko harus dievaluasi untuk menentukan dampak, probabilitas kejadian, dan jangka waktu.

Tiap resiko harus diperiksa untuk menentukan hubungannya dengan risiko lainnya yang diidentifikasi. Awalnya, identifikasi resiko harus memberikan perkiraan atribut. Manager Proyek bertanggung jawab untuk analisis lebih lanjut dan prioritas risiko

Dampak keseluruhan dari risiko diukur dengan menilai kemungkinan bahwa hal itu akan terwujud dan nilai atau kerugian yang akan terjadi jika risiko tersebut direalisasikan.

Nilainya mungkin mewakili konsumsi sumber daya yang terkait dengan risiko.

Hasil analisis ini akan membantu tim menentukan risiko-risiko yang membutuhkan perhatian segera dan memprioritaskan sumber daya yang sesuai

Peluang Risiko

Berdasarkan peringkat yang diberikan kepada setiap risiko, risiko akan dianalisis untuk menentukan tindakan apa yang akan diambil. Tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa risiko tidak terjadi lagi, pengembangan rencana mitigasi yang dapat diterapkan ketika terjadi risiko, atau beberapa tindakan lainnya yang sesuai.

Komponen  Proyek	Skala Dampak Risiko
	Sangat Rendah (0,05)	Rendah (0,1)	Sedang (0,2)	Tinggi (0,4)	Sangat Tinggi (0,8)
Biaya	Kenaikan biaya tidak signifikan	Biaya naik < 10%	Biaya naik 10% - 20%	Biaya naik 20% - 40%	Biaya naik > 40%
Waktu	Waktu bertambah tidak signifikan	Waktu bertambah < 5%	Waktu bertambah 5% - 10%	Waktu bertambah 10% - 20%	Waktu bertambah > 20%
Ruang lingkup	Penurunan ruang lingkup tidak signifikan	Penurunan ruang lingkup berpengaruh pada area minor	Penurunan ruang lingkup berpengaruh pada area major	Penurunan ruang lingkup tidak bisa diterima oleh sponsor proyek	Hasil akhir dari Item proyek tidak berguna
Kualitas	Penurunan kualitas tidak signifikan	Penurunan kualitas berpengaruh pada aplikasi dalam area minor	Penurunan kualitas masih diterima oleh sponsor proyek	Penurunan kualitas tidak bisa diterima oleh sponsor proyek	Hasil akhir dari Item proyek tidak berguna

 

Level Risiko

Analisis Risiko

Respon Risiko

Accept- Menerima hasil potensi risiko dan tidak mengabaikan resiko. Strategi ini digunakan ketika tim proyek tidak dapat atau memilih untuk tidak menghilangkan, mengurangi, atau mentransfer/berbagi resiko proyek. Sebagai contoh, resiko proyek yang  dianggap tidak signifikan atau tidak dapat diterima oleh tim proyek, juga resiko proyek yang dapat membuat resiko baru yang lebih besar.

Mitigate- Tindakan ini harus direncanakan dan diselesaikan sebelum proyek berakhir. Strategi ini tidak menghilangkan resiko proyek tetapi mengurangi kemungkinan terjadinya atau dampak dari resiko proyek pada tingkat yang memadai. contoh, untuk pemilihan peralatan atau teknologi yang akan digunakna dengan kemungkinan lebih rendah dari kegagala.Evaluasi bisa dilakukan pada desain, pendekatan, dan peralatan yang dipilih oleh staf dapat mengurangi kesalahan dan meminimalkan resiko proyek. Langkah ini dapat dilakukan di awal pengerjaan proyek untuk mengurangi kemungkinan terjadinya resiko proyek.

TransferApabila suatu proyek tidak bisa deiselesaikan oleh maka proyek akan dikerjakan oleh pihak ketiga atau tenaga ahli.

 

PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT

Nim : 10110023

Nama : Iip Saepurrahman

Kelas: IF-1/Unikom

Manajemen Komunikasi

Manajemen Komunikasi Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi unutk menciptakan hubungan baik tim dalam menyampaikan ide dan informasi supaya proyek sukses

Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami komunikasi yang dilakukan karenea manajemen komunikasi  dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan

1. Identifikasi Stakeholder -Proses mengidentifikasi semua orang atau organisasi dipengaruhi oleh proyek, dan berisi informasi  kepentingan mereka, keterlibatan, dan dampaknya pada keberhasilan proyek.

2.  Rencana Komunikasi -Proses penentuan informasi yang akan dikomunikasikan

3.  Penyebaran Informasi-Proses pembuatan informasi yang relevan yang tersedia untuk proyek dan pemangku kepentingan seperti yang direncanakan.

4.  Mengelola Stakeholder Harapan -Proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang terjadi.

5.   Laporan Kinerja -Proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pencapaian kinerja,termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan perkiraan.

 

Identifikasi Stakeholder

 

Identifikasi Stakeholder adalah proses mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang terkena dampak proyek, dan mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai kepentingan mereka, keterlibatan, dan berdampak pada keberhasilan proyek.

Stakeholder proyek adalah orang dan organisasi seperti pelanggan, sponsor, organisasi pelaksana, dan masyarakat yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau kepentingan yang mungkin positif atau negatif dipengaruhi oleh pelaksanaan atau penyelesaian proyek.

Stakeholder juga dapat memberi pengaruh atas proyek dan hasilnya. Stakeholder mungkin pada tingkat yang berbeda dalam organisasi dan mungkin memiliki tingkat otoritas yang berbeda, atau mungkin dari luar organisasi yang terlibat untuk proyek tersebut.

Rencana Komunikasi

Rencana Komunikasi adalah proses penentuan kebutuhan pemangku kepentingan informasi  proyek dan mendefinisikan pendekatan komunikasi.

Rencana Proses Komunikasi merespon informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapayang akan memberikan.

Mengidentifikasi kebutuhan informasi dari para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek

 

Distribusi Komunikasi

 

Mendistribusikan informasi adalah proses pembuatan informasi yang relevan yang tersedia bagi stakeholder proyek seperti yang direncanakan.

Hal ini dilakukan di seluruh siklus hidup proyek dan dalam semua proses manajemen. Fokus di sini adalah terutama dalam proses eksekusi, yang mencakup penerapan rencana pengelolaan komunikasi, serta menanggapi permintaan tak terduga untuk informasi.

Distribusi Komunikasi

Distribusi informasi yang efektif mencakup sejumlah teknik termasuk:

•    Model Sender-receiver. Feedback loop dan hambatan komunikasi.

•    Pilihan media. Situasi spesifik ketika berkomunikasi secara tertulisdibandingkan secara lisan, ketika menulis sebuah memo resmi versuslaporan resmi, dan ketika berkomunikasi tatap muka dibandingkan melaluie-mail.

•    Menulis gaya. Aktif versus pasif, struktur kalimat, dan pilihan kata.

•    Pertemuan teknik manajemen. Mempersiapkan agenda dan berurusan dengan konflik.

•    Teknik Presentasi. Bahasa tubuh dan desain alat bantu visual.

•    Teknik fasilitasi. Membangun konsensus dan mengatasi hambatan.

 

Ekspektasi Stakeholder

Mengelola Harapan Stakeholder adalah proses berkomunikasi dan bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan mengatasi masalah yang terjadi. Serta  stakeholder proyek agarmempengaruhi ekspektasi mereka, kekhawatiran, dan menyelesaikan masalahunutk mencapai dan memperthankan tujuan proyek.

 

Mengelola harapan membantu meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek dengan memastikan bahwa para pemangku kepentingan memahami manfaat dan resiko proyek. Hal ini memungkinkan mereka untuk menjadi pendukung aktif proyek dan untuk membantu dengan penilaian risiko pilihan proyek. Dengan mengantisipasi reaksi masyarakat terhadap proyek tersebut, tindakan pencegahan dapat diambil untuk memenangkan dukungan mereka atau meminimalkan potensi dampak negatif.

 

Laporan Kinerja

 

Laporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan prakiraan. Proses pelaporan kinerja melibatkan pengumpulan periodik dan analisis awal terhadap data aktual untuk memahami dan berkomunikasi kemajuan proyek dan kinerja serta untuk meramalkan hasil proyek.

Laporan kinerja  berisi, ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitasyang akan diinformasikan kepada penonton

Laporan yang mungkin termasuk:

•               Analisis kinerja masa lalu,

•               Status risiko dan isu-isu,

•               Pekerjaan diselesaikan selama periode tersebut,

•               Pekerjaan yang harus diselesaikan berikutnya,

•               Ringkasan perubahan yang disetujui pada periodetertentu, dan

•               Informasi yang relevan lainnya yang harus ditinjau dan dibahas.

Sebuah laporan lengkap juga harus mencakup diperkirakan penyelesaian proyek(termasuk waktu dan biaya).

 

 

http://blogs.itb.ac.id/aiceware